업무용 메일을 사용하는 것도 전부다 사용방법이 있는것 입니다.

 

그림출처 : 인터넷검색

 

현대를 살아가는 생활에서 메일을 보내고 받는 일들이 많이 발생하게 됩니다. 예전에는 실제로 종이에 글을 작성하고, 편지봉투에 넣고 우표를 붙여서 우체통에 넣어야 상대방에게 자신의 뜻을 전달할수가 있었습니다. 그것도 편지가 상대방에게 전달되는 시간만큼의 시차가 존재하면서 자신의 뜻을 전달하던 시절에서 요즘은 이메일로 간단하게 자신의 뜻을 상대방에게 전달할수 있게 되었습니다. 그것도 우표값이 들지않고 공짜로 자신의 뜻을 전달할수가 있습니다. 그만큼 이메일이 우리생활에 많은 부분을 차지하게 되었습니다. 그만큼 생활하기 좋아졌다는 이야기 입니다.

 

이러한 이메일은 회사의 업무에서도 중요한 부분이 되어 버립니다. 일단 이메일이라는 것에 대하여 저의 생각을 밝혀보면, 이메일 이라는 것을 개발한 사람은 정말로 대단한 사람인것 같습니다. 편지의 개념을 도입하여 그것을 인터넷상에 구현하여서 사람들의 생활을 편리하게 만든것 부터가 대단한 발상이라고 생각할수가 있는것 입니다. 이렇게 개발된 이메일을 이용하여 자신의 의견을 다른 사람에게 쉽게 전달 되도록 만들어서 서로간에 의사소통이 원활해 지도록 만든것 자체가 우리 생활이 엄청나게 변화된것 입니다. 물론 현재를 살아가는 우리들은 그러한 엄청난 변화에 대하여 잘알지 못하지만 말입니다. 쉽게 말해서 우리가 살아가는데 꼭필요한 공기의 고마움을 모르고 살아가듯이 말입니다.

 

다시 돌아가서 업무에도 이메일은 엄청나게 중요한 업무 수단이 됩니다. 자료를 만들어서 보낼때도 이메일을 이용하면 쉽게 다른사람에게 정보를 전달해 줄수가 있습니다. 이메일이 없던 시절에는 팩스를 많이 이용 하였을 것입니다. 팩스도 당시로써는 획기적인 물건이 맞기는 하지만 팩스를 구매하고, 팩스를 받아볼 종이도 구매하여 채워 놓아야 하는것 입니다. 그러나 메일은 그냥 오면 열어보면 모든것이 끝이 납니다. 이얼마나 편리한지 모르겠습니다. 이렇게 편리한 수단을 업무에 적용 하는것이 당연한것이 맞습니다. 그래서 거의 대부분의 회사들은 메일을 이용하여 자신들의 의견을 다른사람에게 전달하는데 이용하고 있습니다.

 

이렇게 편리한 이메일을 이용하여 메일을 보내는 행동에는 예절이 필요 없을까요? 아닙니다. 이메일을 보낼때도 적절한 예절이 필요합니다. 그것은 다름이 아니라, 지금까지 이야기 하였던 내용들을 전체 보내기로 메일을 보내 주어야 합니다. 이유는 그사람과 이야기 하였던 내용을 사람들이 전부다 기억하지 못하므로, 지금까지 이야기 하였던 내용을 다시한번 상기 하라는 의미로 전체 보내기로 메일을 보내 주어야 합니다. 그래서 처음에 메일을 보냈던 내용들을 다시한번 읽어보고 주고 받았던 내용들을 상기하여 자신이 궁금한 사항들에 대하여 답변을 달라는 의미로 전체 보내기로 메일을 보내 주어야 하는것 입니다. 그래야 자신과 나눴던 내용에 대하여 정확한 답변을 받을수 있기 때문입니다.

 

메일을 주고받는 이유는 간편성만 있는것이 아닙니다. 메일을 주고받으면 보낸사람의 메일주소와 보낸 날짜와 시간등도 메일에 표시됩니다. 그러한 것들는 어떠한 사항에 대한 증거가 되어서 회사간에 메일을 주고 받을때는 신중하게 한번더 생각하고 메일을 보내는것이 좋습니다. 그리고 될수있으면 책임질수 없는 내용은 넣지 않는것이 좋습니다. 이유는 그러한 내용이 들어가 있는 경우에 잘못되면 그것이 증거가 되어서 자신을 곤란하게 만드는 증거품이 되기 때문입니다. 보낸 날짜와 시간 그리고 메일주소까지 고스란히 적혀있으니 당연히 증거로써는 충분하기 때문입니다.

 

만일에 실수로 메일에 책임질수 없는 내용을 넣어서 보냈다면 그사람에게 전화를 하여서 잘못 보냈다고 사과를 하고서 그메일을 삭제해 줄것을 요구 하여서 잘못 보낸 메일로 인하여 곤란을 겪는것을 미연에 방지 하는것이 현명한 행동이 됩니다. 그렇지 않고서 방치해 버리다가 일이 잘못되면 그것은 꼼짝없이 자신이 그러한 것에 대해서 책임을 져야 하는것 입니다. 사람들이 살아가는 생활이다 보니 가끔은 실수도 하게되고, 원하지 않는 결과물이 나오기도 합니다. 그래서 그러한 실수에 대하여 미리미리 수습을 해놓는것이 좋습니다. 그래서 잘못보낸 메일은 담당자에게 연락을 하여서 지워달라는 부탁을 하라는 말씀을 드린것 입니다.

 

예전에 지하철을 타고 가다가 광고를 본적이 있는데 그것은 다름아닌 이비즈니스 관련된 광고 였습니다. 그것은 어려운것 하나도 아니고 단지 이메일을 이용하여 업무를 보게 되면 간편하다는 이야기가 되겠습니다. 당시는 이메일을 이용하여 업무를 보는 분위기가 아니었지만, 지금은 많은 회사들이 이메일을 업무에 활용하고 있습니다. 그리고 업무를 효과적으로 할수 있도록 도와주는 이메일을 업무에 적극 활용 하는것은 정말로 그회사가 경쟁력을 갖는데 크나큰 도움을 주는것이 맞습니다. 이유는 서로간에 소통을 하는 도구로써 이메일이 상당히 효과적이기 때문입니다. 그래서 회사에서 적극적으로 이메일을 활용 하는것이 회사 업무에 많은 도움이 되는것 입니다.