화일을 pdf화일로 전환하여 저장하는것도 전부다 이유가 있습니다.

 

그림출처 : 안전행정부

 

저의 홈페이지에 자료실에 들어가 보시면 아시듯이 저희회사에서 공급하는 자료들은 전부다 ***.pdf라고 하여서 pdf화일로 만들어서 자료를 올려놓은 것들이 있습니다. 그렇다면 어째서 자료들을 원본을 올리지 않고서 pdf화일로 올려놓은 것일까요? 그것은 매우 간단합니다. pdf화일 자체가 워드나 엑셀 그리고 파워포인트로 작업을 한것에 대하여 종이로 출력한 결과물과 똑같은 효과를 주게하기 위한것 입니다. 다시말하면 위조를 방지하기 위한것 입니다. 다시말해서 저희회사에서 원본을 올린것이 아니라 pdf화일로 전환하여 올려놓으면 그자료를 다운받아 보고서 그자료를 자신이 만든것처럼 위조할수가 없도록 하기위한 것입니다.

 

특히나 회사간에 거래는 신뢰를 담보하기 때문에 견적서 작업도 당연히 pdf화일로 전환하여서 견적작업을 하여야 하는것입니다. 물론, 그것을 지키는 회사들이 많기는 하지만 그것을 지키지 않는 회사들도 분명히 존재합니다. 회사간에 발주를 낼때에 메일로 발주서를 보낼때도 마찬가지로 첨부화일은 pdf로 전환하여 발주를 내는것이 정상적인 업무흐름 입니다. 그것도 아니라면 최소한 팩스를 이용하여 중간에 누군가가 장난을 치지 못하도록 방지하는것입니다. 그래서 회사에서 외부로 나가는 모든 화일이나 자료들은 전부다 누군가가 자신들이 만든것처럼 하지 못하도록 pdf화일로 전환을 하는것 입니다. 물론 요즘 소프트웨어가 많이 발달하여서 pdf화일도 수정할수 있다는것 잘알고 있지만 그래도 현재 세상에 나와있는 프로그램 중에는 pdf화일로 전환하는것이 가장 안전한 시스템입니다.

 

그리고 화일들을 pdf로 전환하는 방법도 여러가지 방법이 있어서 안전장치를 마련할수도 있습니다. 그것은 워드등 문서작업을 하고나서 그것을 출력합니다. 그리고 그것을 다시금 스케너로 스켄을 하여서 스켄한 문서를 pdf화일로 저장을 한다면 그문서는 컴퓨터는 그림으로 인식하기 때문에 그러한 방법으로 그문서의 신뢰도를 높여놓기도 합니다. 저의 자료실 자료들이요? 그냥 화일에서 pdf로 전환하였습니다. 저의 자료들은 그정도만 하여 놓아도 상관없기 때문입니다. 그러나 정말로 중요한 자료는 저도 출력을 하고서 그것을 스켄하여 pdf화일로 전환하면 됩니다.

 

어쨌든지 저의 블로그에 들어오시는 분들은 어째서 저의 홈페이지에 올라가 있는 자료들이 전부다 pdf로 전환되어 있는지 그에대한 이유를 이번기회에 아셨을 것입니다. 문서도 업무에서는 정말로 중요한 부분이 맞기 때문에 이렇게 pdf화일로 전환하는 이유와 이중의 안전을 도모하는 방법을 잘알고서 그것을 활용하면 자신의 업무에 많은 도움을 받을수가 있는것 입니다.

 

일전에도 저의 홈페이지에 들어와서 저의 홈페이지를 따라하시는 어느분에게 제가 어째서 자료들을 전부다 pdf화일로 전환하는지 그이유도 모르면서 따라한다고 하였던적이 있습니다. 그리고 그에대한 이유는 오늘에서야 전부다 알려드렸습니다. 물론 그분도 자신의 홈페이지에 회사소개를 파워포인트로 올려놓았다가 저의 홈페이지를 보고서 pdf화일로 전환하여 올려놓았던 전력이 있으신 분입니다. 그리고 저는 그분이 그렇게 전환한 이유도 모르고 전환하였을 것이라고 말씀을 드린적이 있기는 하지만 현재는 제가 글을 너무나도 많이 작성하여서 그글이 어디에 있는지 못찾겠고, 솔직히 찾기도 조금 귀찮아져서 링크는 생략하도록 하겠습니다.

 

어쨌든, 회사간에 거래는 신뢰가 담보되어야 거래가 성사되는 것입니다. 그래서 문서 하나를 만들때도 신경써서 만들어서 그문서가 누군가의 장난으로 서로간에 신뢰가 깨질수 있음을 인식하시고 문서를 만드셔야 합니다. 분명 회사간에 신뢰는 쌓기는 엄청나게 힘들고, 시간도 오래걸립니다. 그러나 신뢰가 깨지는것은 순식간에 깨져버리기 때문에 업체에게 문서하나를 넘길때도 한번더 생각해 보고서 문서를 넘겨주어야 합니다.

 

제가 하루하루를 성실히 살아야 하는 이유는 위에서 설명을 드렸습니다. 업체에게 문서하나를 넘길때도 그러한 이유를 잘알고 문서를 넘겨야 하기 때문에 저는 오늘하루도 성실히 최선을 다해서 일하고 있습니다. 그리고 그렇게 성실히 최선을 다하다보면 언젠가는 좋은날이 찾아올것이라고 믿고 있습니다.